Dokumentas
Žodis Dokumentas kilo iš lotynų kalbos žodžio Documentum, reiškiančio pamokymą, pamokantį pavyzdį, liudijimą, įrodymą, arba tiesiog tekstą.
Sąvoka Dokumentas apibrėžia įrašą kažkokioje medijoje, galintį teikti tam tikrą naudą. Įrašo medija gali būti pergamentas, papirusas, popierius, medis, molis, akmuo, metalas, kompiuterinė laikmena, kino juostelė, foto juostelė, stiklas, plastmasė. Įrašas medijoje suteikia vienokią ar kitokią informaciją, o taip pat gali patvirtinti lydimąją informaciją (pavyzdžiui patvirtinti žodinį pranešimą).
Geri Dokumentų Pavyzdžiai
Versle dokumentai naudojami pagrįsti veiklos įvykius, susitarimus, bei ketinimus. Verslo dokumentų rengimą, saugojimą bei naikinimą reglamentuoja Dokumentų Rengimo Taisyklės, o jeigu dokumento forma yra elektroninė, tokio dokumento naudojimą reglamentuoja Elektronio Parašo Įstatymas. Atrodytų, dokumentams yra daug reglamentuojančių normų, ar verta visų šių reglamentų paisyti? Galbūt, verslininką ar vadovą bereikalingai apkrauna visi šie reikalavimai? Tačiau, kasgi būtų, jeigu kiekvieną dokumentą imtų kiekvienas skirtingai interpretuoti. Skirtingos interpretacijos keltų tikrą chaosą. Pavyzdžiui tarnybinis pranešimas dėl girto darbe kolegos po šventinės dienos, būtų interpretuojamas kaip teigiamas dalykas: žmogus juk visą dieną šventė, tad kas čia nuostabaus kad darbe pasirodo girtas. Tad paminėtų, dokumentus reglamentuojančių normų būtina laikytis, idant verslo dokumentas būtų visų vienprasmiškai interpretuojamas.
Kitas dalykais, o kaip laikytis visų dokumentus reglamentuojančių normų žmogui, kuris turi aibes kitų rūpestėlių? Negi po darbo ilgais vakarais žmogui sėdėti ir studijuoti šūsnis įstatymų, įsakymų, nutarimų, nuostatų ir dar kažinką? Argi vietoj šaunaus laisvalaikio, turiningo vakarėlio, smagaus pasisėdėjimo šeimoje, arba dar kažkokio širdžiai mielo užsiėmimo, žmogus turi galvą kvaršinti tai kas atgrąsu, tačiau popieriškai teisinga? Ne ne, nėra padėties be išeities. Juk galima pasitelkti teisingų bei tvarkingų dokumentų pavyzdžių, tuomet ir tarnybiniai raštai bus nepriekaištingi ir laisvo laiko į marias.
Kompiuterizuotas Dokumentų Valdymas reiškia Gyvenimą be Popierinio Baubo
Atrodytų, kad vienas kitas popierėlis – visai nieko tokio. Tačiau juk metai iš metų keli popierėliai virsta popierių krūvomis, kuriuos dar šiukštu negali pradanginti, o kokiam nors tarnybiniam patikrintojui, kojele treptelėjus, nedelsiant surasti ir pateikti pateikti. Gal XX amžių dar buvo galima pavadinti popieriniu amžiumi, tačiau, kompiuteriai galingai pralaužė ir nušvietė kelią į kitokį laikmetį. Regis, kompiuteris stojo į popieriaus naikinimo tarnybą ir tai ženklus įrašas kompiuterio CV aprašyme.
Teisingos elgsenos su dokumentais laikymasis, arba dar kitaip galima pavadinti dokumentų valdymas, palengvinamas pasitelkiant kompiuterines technologijas. Kompiuterinės technologijos, internetas, įgalina visą dokumentų valdymo ciklą perteikti aiškiai bei sklandžiai, pagal išanksto paruoštus algoritmus. Visas vadovo ar verslininko galvos skausmas dėl dokumentų paruošimo, pateikimo, saugojimo, o galiausiai ir sunaikinimo – kaip, kur, kada – perkeliamas į kompiuterį. Paprastai šnekant dokumentų kompiuterizacija palengvina gyvenimą tiek verslininkui, tiek paprastam mirtingąjam.